A gestão de recursos humanos de uma empresa engloba a realização de um conjunto vasto de tarefas. Entre elas, o processamento de salários. Ainda que possa parecer uma tarefa básica, é decisiva para a imagem de qualquer organização. Além disso, importa frisar que o processamento de salários não incide apenas na transferência de pagamentos aos trabalhadores. Na verdade, a eficiência do processamento de salários pode afetar, por exemplo, o nível de satisfação dos trabalhadores ou a capacidade de atrair e reter talento. Ademais, este processo também impacta a organização financeira das empresas, nomeadamente na manutenção do equilíbrio das contas e no cumprimento das obrigações legais. Atualmente, revela-se cada vez mais simples manter as melhores práticas nesta área. Isto porque as empresas têm à sua disposição diversas ferramentas digitais que facilitam a gestão dos salários e prazos, evitando assim equívocos aquando do processamento das contas ao final do mês. Etapas do processamento de salários  O processamento de salários deve, primeiramente, adaptar-se às especificidades de cada organização. Ou seja, depende da dimensão e do setor em que esta se encontra inserida. Por exemplo, há certos setores em que o salário-base decorre das negociações com sindicatos e outras entidades. Similarmente, a legislação laboral aplicável pode diferir da geral. Ainda assim, as etapas desse processo são praticamente transversais a todas as áreas de atividade e devem, por norma, seguir duas fases basilares: Recolha de dados, cálculo dos salários e encargos Em primeiro lugar, os responsáveis de recursos humanos, ou as pessoas incumbidas da tarefa de processamento dos salários, devem organizar a informação sobre os dados contratuais do trabalhador. Depois, importa recolher outras informações, como: Horas trabalhadas; Faltas; Baixas médicas; Férias; Horas extraordinárias; Dias úteis do mês; Mês de processamento. Articulando estas variáveis, procede-se então ao cálculo do salário. Para isso, deve considerar-se o vencimento-base, o subsídio de alimentação e os subsídios de férias (se aplicáveis no mês em questão), bem como cheques-ensino ou cheques-estudante, entre outras comissões, prestações (por exemplo, despesas de deslocação ou trabalho suplementar) e ajudas de custo. Nesta fase de cálculo dos salários, também deve incluir-se o pagamento de impostos e contribuições, nomeadamente os descontos para a Segurança Social e para o IRS, os planos de pensão, os seguros de saúde, entre outras deduções e outros benefícios. De igual modo, deve proceder-se ao processamento dos encargos sobre as remunerações por parte da empresa, atentando no facto de dependerem da taxa contributiva em vigor. Emissão dos recibos e pagamento aos trabalhadores A segunda fase do processamento dos salários é referente à emissão dos recibos de vencimento e ao respetivo envio aos trabalhadores. Engloba, também, a transferência do salário, seguindo a norma de pagamento acordada (transferência bancária ou outros meios). Importa salientar, ainda, que cabe à empresa a responsabilidade de preencher, mensalmente, a Declaração Mensal de Remunerações (DMR). Este documento, a entregar à Autoridade Tributária e à Segurança Social, contém os dados relativos às remunerações pagas aos trabalhadores. A importância do processamento de salários O processamento de salários representa, sem dúvida, uma tarefa básica, mas vital. Como refere a revista Forbes, “se for bem feito passa praticamente despercebido, mas se for feito incorretamente pode impossibilitar a continuação do negócio”. Do processamento dos salários dependem, pois, múltiplos fatores relevantes para o sucesso organizacional. Desde logo, impacta diretamente a retenção de talento e o desempenho dos profissionais. Uma empresa que não proceda ao pagamento de vencimentos dentro do prazo, ou que cometa erros neste procedimento, corre o risco de desmotivar a sua força laboral e, em última instância, de precipitar a sua saída.  Por outro lado, a Forbes menciona as obrigações legais a cumprir escrupulosamente neste âmbito. Por exemplo, se a empresa cometer erros no cálculo dos salários, corre o risco de pagar multas. Assim sendo, a má gestão do processamento dos salários pode ter consequências nefastas na reputação da empresa, mas também no seu equilíbrio financeiro. Qual é a diferença entre o processamento de salários manual e com software? Com a evolução tecnológica, as empresas que realizam o processamento de salários manualmente são cada vez mais raras. Aliás, as vantagens de utilizar um software especializado superam, em larga medida, aquele que é apontado como o maior benefício do processamento de salários manual: a redução de custos. Na verdade, o processamento manual apresenta algumas desvantagens, a saber: A grande quantidade de informação a consultar e processar cada vez que é necessário proceder ao pagamento dos salários; A probabilidade de ocorrerem erros neste processo, penalizando fortemente a confiança do trabalhador na empresa, sobretudo se esses lapsos forem frequentes; O processo revela-se muito mais moroso. Esse tempo desperdiçado poderia, portanto, alocar-se a tarefas mais proveitosas para a empresa. A utilização de um software de gestão de salários viabiliza, então, uma redução do tempo e do esforço necessários para garantir o rigor desta tarefa. Ainda que possa implicar um custo adicional, a automatização deste processo minimiza o risco de erros. Mas as vantagens não se ficam por aqui. A utilização de um software de processamento de salários permite, também: Assegurar uma maior precisão dos cálculos dos salários, subsídios, impostos e contribuições; Garantir o cumprimento da legislação laboral com a automatização de pagamentos fiscais; Aceder mais facilmente aos múltiplos dados dos trabalhadores; Aumentar a eficiência do processamento de salários e da equipa de recursos humanos; Reduzir os gastos associados ao trabalho manual; Processar automaticamente os recibos de vencimento e os pagamentos; Facilitar a elaboração de relatórios sobre o trabalhador ou sobre os custos com salários/impostos. Quais são as vantagens do outsourcing? Uma terceira alternativa ao processamento de salários manual e à utilização de um software é, então, o outsourcing desta tarefa. De acordo com um estudo da Deloitte, 73% das organizações recorre à terceirização de alguma componente deste processo. A grande vantagem desta opção prende-se com o facto de a empresa não ter de alocar recursos internos para essa tarefa ou de contratar profissionais especializados para esse serviço. À empresa cabe, somente, a obrigação de notificar a prestadora do serviço de processamento salarial sobre as alterações registadas na força laboral ou outras questões do foro financeiro. Na VALORA, damos valor às necessidades do seu negócio. Conte connosco para gerir o processamento de salários com o maior rigor e com a maior eficiência!

Já lhe aconteceu ter informação dispersa ou não encontrar os dados de que tanto precisa sobre a contabilidade da sua empresa? Estas situações não só obrigam a despender tempo precioso na procura, como também podem conduzir a erros. Consequentemente, poderá existir um impacto muito negativo no seu negócio. Ora, é precisamente nestes casos que a contabilidade colaborativa pode ser muito vantajosa. O que é a contabilidade colaborativa? A contabilidade colaborativa é um modelo inovador de gestão da contabilidade. Tem, assim, por base a utilização de ferramentas digitais, caso dos software e arquivos na cloud, e visa centralizar informação, automatizar tarefas e facilitar a comunicação entre a sua empresa, os contabilistas e outros stakeholders. Apesar de recorrer a um conjunto de tecnologias, a contabilidade colaborativa não se resume a uma adaptação de ferramentas ou a transformação digital. É, sim, uma mudança de paradigma na contabilidade, já que altera a forma como esta é pensada e executada. Contabilidade Colaborativa vs. Contabilidade Tradicional Em primeiro lugar, a contabilidade tradicional baseia-se em processos manuais e descentralizados. Nesse sentido, tornam-se mais morosos, têm maior probabilidade de erro e apresentam mais riscos de segurança. Ao contrário, a contabilidade colaborativa, também conhecida como contabilidade online ou contabilidade na cloud, possui um conjunto de características que alteram a gestão financeira e contabilística de uma empresa: Acesso remoto: as informações sobre a contabilidade da empresa estão armazenadas em clouds digitais. Desse modo, ficam acessíveis a partir de qualquer lugar, desde que haja um computador, tablet ou smartphone com acesso à internet; Automatização de tarefas: é possível automatizar tarefas rotineiras e morosas, como conciliação bancária, ou mesmo criar relatórios; Colaboração em tempo real: empresários, contabilistas e até clientes e fornecedores podem comunicar num ambiente virtual, não só para partilhar documentos e tratar da sua contabilidade em tempo real, mas também para trabalhar em conjunto e acompanhar projetos; Mecanismos de segurança de dados: nas plataformas de contabilidade colaborativa, os dados financeiros da empresa estão protegidos por rigorosos protocolos de segurança. É o caso do controlo de acessos e da criptografia de dados. Quais são as vantagens da contabilidade colaborativa? Enumeradas estas características, é fácil perceber qual o valor acrescentado da contabilidade colaborativa para as empresas. Além da redução de tempo e de custos, destacamos então as seguintes vantagens: Otimização de processos e aumento da produtividade: o facto de ser possível automatizar tarefas, centralizar a informação e colaborar em tempo real otimiza os processos de contabilidade. Assim, liberta tempo para que a equipa se possa concentrar em tarefas mais estratégicas da empresa, aumentando a produtividade; Melhor comunicação e colaboração: tendo acesso aos mesmos recursos, facilita-se a comunicação entre empresas, contabilistas e stakeholders. Estas ferramentas de colaboração promovem, portanto, a partilha de informação e a transparência; Maior visibilidade e controlo sobre a saúde financeira da empresa: as plataformas de contabilidade colaborativa permitem não só agregar toda a informação financeira, como também analisar essa informação e gerar relatórios, oferecendo uma visão completa e atualizada da saúde financeira do negócio. Isso, por sua vez, permite uma gestão do negócio mais assertiva, em que se podem tomar melhores decisões e identificar oportunidades de otimização; Maior segurança e confidencialidade das informações: a criptografia dos dados, o controlo dos acessos e os processos de auditoria associados às plataformas de contabilidade colaborativa garantem a confidencialidade da informação; Conformidade com os requisitos legais: as plataformas de contabilidade colaborativa são atualizadas regularmente com as mudanças de leis e regulamentações fiscais, garantindo a conformidade com as obrigações legais. Que práticas se recomendam nesta área? As vantagens da contabilidade colaborativa são claras. Mas para conseguir tirar o maior partido destes benefícios, é fundamental garantir um conjunto de fatores e de práticas. Desde logo, começar por definir objetivos claros, identificando os problemas a solucionar, as áreas a otimizar e os resultados que se espera obter com a adoção da nova ferramenta. No passo seguinte, importa escolher a plataforma mais adequada às necessidades específicas da empresa, ao perfil do negócio e, igualmente ao orçamento disponível. Isto é, um negócio de rent-a-car, que precisa de gerir uma frota além de faturar ao cliente, é diferente de uma agência de marketing ou de uma loja de roupa. Neste ponto, deve avaliar não só as funcionalidades, mas também a capacidade de integração com outros sistemas e o suporte técnico. Após escolher a plataforma, segue-se a formação aos colaboradores que vão estar envolvidos no processo. É preciso, portanto, estabelecer fluxos de trabalho claros e eficientes, e definir e otimizar relatórios. Ao mesmo tempo, deve definir-se claramente as políticas e os procedimentos. Por exemplo, sobre o acesso e o uso da plataforma, sobre o armazenamento de documentos e sobre o registo de atividades. Embora todos estes pontos sejam importantes, o mais fulcral será promover uma cultura colaborativa. Caso contrário, todo o esforço de optar por uma contabilidade colaborativa pode ser posto em causa. Por isso, crie uma cultura na empresa que promova a comunicação e a cooperação entre todos os envolvidos, fazendo desta plataforma a base para a partilha de informação, documentos e ideias. Ao mesmo tempo, está a incentivar a adoção de novas tecnologias. Se precisa de ajuda para adotar a contabilidade colaborativa na sua empresa, fale com a equipa da VALORA!

O ambiente em que se movem as empresas é cada vez mais competitivo e exigente. Para sobreviverem com sucesso, têm de estar atentas às oportunidades, mas também aos desafios externos. Para isso, precisam de orientar metas, recursos e competências na mesma direção, assegurando assim uma gestão eficiente e estratégica do negócio. Mas o que significa gestão estratégica? Qual é a sua importância? E quais as principais ferramentas a considerar? O que significa gestão estratégica de um negócio? A gestão estratégica envolve a definição clara da visão e dos objetivos de um negócio, orientando toda a ação da organização para alcançar as metas definidas. Trata-se de um processo essencial para alocar os recursos e as competências da forma mais eficiente e adotar práticas que fomentem o crescimento sustentável e a inovação. Quais são as fases do processo de gestão estratégica? Quando olhamos para o que significa gestão estratégica, é necessário ter em conta alguns passos e fatores-chave. Este processo envolve, pelo menos, cinco fases, a saber: Definição da visão, da missão e dos objetivos da empresa: neste quadro, importa considerar as aspirações de longo prazo da empresa, assim como a sua razão de ser. Por sua vez, os objetivos consistem nos resultados, claramente estipulados, que se pretende alcançar; Avaliação dos fatores externos: engloba todos os aspetos que podem afetar o negócio, como a concorrência, a situação económica e política, a tecnologia, a sociedade ou o meio ambiente, por exemplo; Análise das competências e dos recursos: fulcral para perceber a capacidade que a empresa tem para alcançar os objetivos a que se propõe — das pessoas à tecnologia, passando por processos, cultura ou estrutura organizacional; Formulação e implementação da estratégia: passa por desdobrar a estratégia em planos de ação concretos, alocando os respetivos recursos e envolvendo toda a organização; Monitorização constante do desempenho da organização: revela-se vital, por fim, identificar possíveis desvios em relação aos objetivos estabelecidos e tomar as medidas de correção necessárias. Importa ter em consideração que estes passos só podem resultar se existir um compromisso da liderança da empresa com a implementação do plano de gestão estratégica. Além disso, é necessário o envolvimento de todos os colaboradores para garantir o alinhamento com os objetivos e as metas estratégicas. Por outro lado, para que isso aconteça, é essencial que se invista numa comunicação clara e eficaz em/entre todos os níveis da organização. Quais são os objetivos da gestão estratégica? A administração estratégica de um negócio visa, acima de tudo, assegurar o seu sucesso a longo prazo. Por conseguinte, revela-se vital procurar manter a sua competitividade e sustentabilidade num mercado amplamente dinâmico e sujeito a múltiplas influências externas. Percebendo, pois, o que significa gestão estratégica — e pondo em marcha um plano bem estruturado —, a organização ruma em direção a metas claras, alinhando recursos e ações com esses objetivos de longo prazo. Quais são os benefícios da gestão estratégica? Seguir uma via de gestão baseada no planeamento estratégico aporta, decerto, um conjunto de vantagens para as empresas. Consequentemente, este tipo de orientação permite reforçar as possibilidades de sucesso do negócio. Entre estas, destacamos: Melhoria da competitividade, uma vez que a gestão estratégica ajuda as empresas a adaptarem-se às mudanças do ambiente externo e, assim, a obterem vantagem competitiva; Aprimoramento da eficiência e da eficácia dos processos e das tomadas de decisão; Alinhamento mais adequado entre as metas, os recursos e as competências da empresa e as oportunidades e os desafios do ambiente externo; Incremento do potencial de inovação e de crescimento da empresa. Quais são, então, as ferramentas de gestão estratégica? Ficando bem claro o que significa gestão estratégica e quais são os passos deste processo, importa perceber que ferramentas podem ajudar as empresas nesta tarefa. Existe, sem dúvida, uma grande diversidade de soluções neste quadro. Além disso, devemos sublinhar que não há modelos únicos que sirvam as necessidades de todas as empresas. Análise SWOT Trata-se de uma ferramenta simples, mas muito útil. Permite, pois, identificar os pontos fortes e fracos de uma empresa, bem como as oportunidades e ameaças do negócio. Daí a designação SWOT, isto é: Strengths (forças), Weaknesses (fraquezas), Opportunities (oportunidades) e Threats (ameaças). Viabiliza, assim, a identificação das áreas de sucesso da empresa e das que carecem de maior atenção e maior empenho. Conhecendo as forças e fraquezas, é então possível desenhar estratégias de negócio mais informadas, aproveitando as oportunidades, mitigando os riscos e antecipando as ameaças. Análise PESTEL Utilizada para analisar os aspetos do mercado que podem influenciar uma empresa, negativa ou positivamente. Tal é o caso das questões tecnológicas, das disposições legais ou das condições económicas que podem ditar oportunidades, limitações ou ameaças. A sua designação resulta do acrónimo para Político (P - political), Económico (E - economic), Sociocultural (S - social), Tecnológico (T - technological), Ambiental (E - environmental) e Legal (L - legal). Análise SMART A designação SMART parte de uma sigla para as palavras em inglês: Specific [Específico], Measurable [Mensurável], Achievable [Alcançável], Relevant [Relevante] e Time-based [Temporal]. Trata-se, pois, de uma análise que ajuda a definir, com precisão, metas quantificáveis, realistas e importantes para o negócio, com prazo determinado. Isso permite, sem dúvida, que as empresas estabeleçam objetivos claros e alcançáveis, facilitando a tomada de decisões e a posterior monitorização dos progressos. Cinco Forças de Porter Esta ferramenta recebe o nome do seu criador, Michael Porter. Avalia, então, os fatores que afetam a competitividade de uma empresa no contexto em que atua. De acordo com este modelo, há cinco forças que moldam um negócio: O poder de negociação dos fornecedores; O poder de negociação dos compradores; A ameaça de novos players; A rivalidade entre a concorrência e os produtos; Serviços substitutos. Balanced Scorecard Quando se aborda o que significa gestão estratégica e quais os passos a dar, esta é uma das referências que irão obrigatoriamente surgir. Desenvolvido por Kaplan e Norton, o Balanced Scorecard (BSC) é uma das ferramentas mais conhecidas. Permite gerir, de uma forma integrada, quatro perspetivas do negócio, a saber: Financeira; Clientes; Processos internos; Aprendizagem e crescimento. Através de métricas mensuráveis, a empresa poderá compreender o impacto de cada uma destas áreas no conjunto do negócio, desenvolvendo estratégias de resposta adequadas para sustentar o crescimento a longo prazo.   Sabendo, portanto, o que significa gestão estratégica, o que implica em termos do negócio e quais são as ferramentas a adotar para ajudar neste processo, as empresas só têm de tomar a decisão de avançar e escolher as melhores soluções para si. Não havendo modelos ideais, é sublinhar que as melhores respostas devem adequar-se às necessidades e à dimensão de cada organização, assim como à sua cultura e às particularidades do seu setor de atividade. Se ainda não faz uma gestão estratégica do seu negócio, fale com a VALORA e comece a trabalhar no sucesso de longo prazo da sua empresa!