Contabilidade digital: o que é e quais as suas vantagens
Gestão Financeira
Computação na nuvem, inteligência artificial, automação: estas tecnologias estão, sem dúvida, a transformar muitos setores da nossa economia. A contabilidade não é exceção. Procurando aumentar a eficiência e a rapidez de análise, estabelecendo ainda uma colaboração mais próxima entre gestores financeiros e empresas, a contabilidade digital está a afirmar-se como uma via incontornável na área dos serviços financeiros.
O que é a contabilidade digital?
A contabilidade digital é mais do que a eliminação do papel ou a utilização de software na organização da contabilidade. Trata-se, portanto, de uma completa transformação através da utilização da tecnologia, e recorrendo a soluções baseadas na nuvem. Neste quadro, tecnologias como blockchain, inteligência artificial, big data e automação revelam-se, então, cruciais.
O recurso a estas tecnologias cria, desde logo, um processo partilhado entre o contabilista e o cliente, facilitando assim a transferência, a gestão e o armazenamento de informação. Por outro lado, viabiliza a automação de um conjunto de tarefas. É o caso do carregamento de dados, da reconciliação e dos relatórios financeiros, por exemplo.
Além disso, a contabilidade digital contempla o acesso remoto aos dados, que passam a estar acessíveis a partir de qualquer lugar, e não apenas em alguns computadores ou servidores. Em suma, a contabilidade digital consiste na incorporação de tecnologias nos processos contabilísticos, incrementando a agilidade, a eficiência e a segurança.
No que diz respeito, especificamente, à inteligência artificial (IA) na contabilidade, a consultora EY explica que esta terá “a capacidade de transformar dados contabilísticos brutos em informações úteis, permitindo uma melhor tomada de decisões financeiras e estratégicas”. O resultado é claro, segundo a consultora: “isto irá melhorar a eficiência operacional de uma empresa, mas também poderá oferecer enormes vantagens competitivas no ambiente de negócios”.
Qual é a diferença entre contabilidade digital e contabilidade online?
Serão, então, “contabilidade digital” e “contabilidade online” designações diferentes para a mesma operação? Não. Ainda que ambos os processos exijam o recurso à Internet, na contabilidade online existe apenas uma desmaterialização, no sentido em que os serviços são os mesmos. Isto é, deixam de ter por base o papel e passam a ter como suporte os meios digitais.
Por sua vez, a contabilidade digital vai mais além. Não só existe desmaterialização, como também o uso da tecnologia é mais amplo, acarretando, portanto, uma alteração nos processos e nas formas de trabalhar. Abrem-se novas potencialidades e novas valências que elevam o serviço da contabilidade a outros patamares.
Contabilidade digital: vantagens para as empresas
Os ganhos que se podem obter com a contabilidade digital são evidentes, desde logo pela poupança de tempo e de dinheiro. No entanto, vão muito além desta dimensão.
Redução de custosUm serviço de contabilidade digital viabiliza, então, uma redução dos custos com hardware e software. Uma vez que está baseado na nuvem, elimina também a necessidade de atualizações. Além disso, os serviços são facilmente ajustáveis às necessidades de cada empresa, evitando recursos desnecessários. |
Poupança de tempoA contabilidade digital recorre a um conjunto de soluções que reduzem uma parte do trabalho manual, como a recolha de documentos ou o tratamento de dados. Assim, ao subtrair esta componente mais burocrática e mecânica, liberta-se tempo para as tarefas mais estratégicas. |
Aumento da produtividadeOs dados e o software estão sempre acessíveis a partir de qualquer lado, desde que haja ligação à Internet. Este fator potencia não só o trabalho remoto, mas também um trabalho colaborativo entre a equipa, bem como entre a empresa, os contabilistas e outros parceiros. |
Redução de errosAlguns processos contabilísticos apresentam maior propensão ao erro quando são assegurados por pessoas. Este risco existe, aliás, mesmo quando se aplicam diversos esforços para o contrariar. A contabilidade digital recorre a tecnologias capazes de recolher, analisar e produzir informação a partir de uma grande quantidade de dados, assegurando assim uma maior fiabilidade. |
Aumento da segurançaO software de contabilidade baseado na nuvem garante um reforço da segurança, por meio da implementação de processos de encriptação e autenticação multifatorial. São mais seguros, até, relativamente a ciberataques. Ao mesmo tempo, os dados estão a salvo de possíveis danos, extravios ou roubos, o que não acontece quando assumem um formato material. |
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Como implementar a contabilidade digital na empresa?
A transição para a contabilidade digital deve ser feita, desde logo, de forma gradual. Mais do que mudar tecnologias, estão em causa alterações de processos. É, pois, importante assegurar alguns passos:
- Avaliar os processos atuais e identificar as áreas que podem melhorar-se através da digitalização;
- Investir em tecnologia, como soluções de software ou sistemas digitais baseados na nuvem;
- Capacitar a equipa para que se possa adaptar às novas tecnologias e às novas formas de trabalhar;
- Criar um plano com etapas, para ser possível testar e melhorar os processos gradualmente.
Este processo é mais fácil quando é realizado em colaboração com os contabilistas certos. Conte com o apoio e a experiência dos serviços de gestão financeira da VALORA para elevar a sua contabilidade a novos patamares.
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