Contabilidade colaborativa: o que é e como pode beneficiar a sua empresa?

Já lhe aconteceu ter informação dispersa ou não encontrar os dados de que tanto precisa sobre a contabilidade da sua empresa? Estas situações não só obrigam a despender tempo precioso na procura, como também podem conduzir a erros. Consequentemente, poderá existir um impacto muito negativo no seu negócio. Ora, é precisamente nestes casos que a contabilidade colaborativa pode ser muito vantajosa.

O que é a contabilidade colaborativa?

A contabilidade colaborativa é um modelo inovador de gestão da contabilidade. Tem, assim, por base a utilização de ferramentas digitais, caso dos software e arquivos na cloud, e visa centralizar informação, automatizar tarefas e facilitar a comunicação entre a sua empresa, os contabilistas e outros stakeholders.

Apesar de recorrer a um conjunto de tecnologias, a contabilidade colaborativa não se resume a uma adaptação de ferramentas ou a transformação digital. É, sim, uma mudança de paradigma na contabilidade, já que altera a forma como esta é pensada e executada.

Contabilidade Colaborativa vs. Contabilidade Tradicional

Em primeiro lugar, a contabilidade tradicional baseia-se em processos manuais e descentralizados. Nesse sentido, tornam-se mais morosos, têm maior probabilidade de erro e apresentam mais riscos de segurança.

Ao contrário, a contabilidade colaborativa, também conhecida como contabilidade online ou contabilidade na cloud, possui um conjunto de características que alteram a gestão financeira e contabilística de uma empresa:

• Acesso remoto: as informações sobre a contabilidade da empresa estão armazenadas em clouds digitais. Desse modo, ficam acessíveis a partir de qualquer lugar, desde que haja um computador, tablet ou smartphone com acesso à internet;
• Automatização de tarefas: é possível automatizar tarefas rotineiras e morosas, como conciliação bancária, ou mesmo criar relatórios;
• Colaboração em tempo real: empresários, contabilistas e até clientes e fornecedores podem comunicar num ambiente virtual, não só para partilhar documentos e tratar da sua contabilidade em tempo real, mas também para trabalhar em conjunto e acompanhar projetos;
• Mecanismos de segurança de dados: nas plataformas de contabilidade colaborativa, os dados financeiros da empresa estão protegidos por rigorosos protocolos de segurança. É o caso do controlo de acessos e da criptografia de dados.

Quais são as vantagens da contabilidade colaborativa?

Enumeradas estas características, é fácil perceber qual o valor acrescentado da contabilidade colaborativa para as empresas. Além da redução de tempo e de custos, destacamos então as seguintes vantagens:

• Otimização de processos e aumento da produtividade: o facto de ser possível automatizar tarefas, centralizar a informação e colaborar em tempo real otimiza os processos de contabilidade. Assim, liberta tempo para que a equipa se possa concentrar em tarefas mais estratégicas da empresa, aumentando a produtividade;
• Melhor comunicação e colaboração: tendo acesso aos mesmos recursos, facilita-se a comunicação entre empresas, contabilistas e stakeholders. Estas ferramentas de colaboração promovem, portanto, a partilha de informação e a transparência;
• Maior visibilidade e controlo sobre a saúde financeira da empresa: as plataformas de contabilidade colaborativa permitem não só agregar toda a informação financeira, como também analisar essa informação e gerar relatórios, oferecendo uma visão completa e atualizada da saúde financeira do negócio. Isso, por sua vez, permite uma gestão do negócio mais assertiva, em que se podem tomar melhores decisões e identificar oportunidades de otimização;
• Maior segurança e confidencialidade das informações: a criptografia dos dados, o controlo dos acessos e os processos de auditoria associados às plataformas de contabilidade colaborativa garantem a confidencialidade da informação;
• Conformidade com os requisitos legais: as plataformas de contabilidade colaborativa são atualizadas regularmente com as mudanças de leis e regulamentações fiscais, garantindo a conformidade com as obrigações legais.

Que práticas se recomendam nesta área?

As vantagens da contabilidade colaborativa são claras. Mas para conseguir tirar o maior partido destes benefícios, é fundamental garantir um conjunto de fatores e de práticas.

Desde logo, começar por definir objetivos claros, identificando os problemas a solucionar, as áreas a otimizar e os resultados que se espera obter com a adoção da nova ferramenta.

No passo seguinte, importa escolher a plataforma mais adequada às necessidades específicas da empresa, ao perfil do negócio e, igualmente ao orçamento disponível. Isto é, um negócio de rent-a-car, que precisa de gerir uma frota além de faturar ao cliente, é diferente de uma agência de marketing ou de uma loja de roupa. Neste ponto, deve avaliar não só as funcionalidades, mas também a capacidade de integração com outros sistemas e o suporte técnico.

Após escolher a plataforma, segue-se a formação aos colaboradores que vão estar envolvidos no processo. É preciso, portanto, estabelecer fluxos de trabalho claros e eficientes, e definir e otimizar relatórios. Ao mesmo tempo, deve definir-se claramente as políticas e os procedimentos. Por exemplo, sobre o acesso e o uso da plataforma, sobre o armazenamento de documentos e sobre o registo de atividades.

Embora todos estes pontos sejam importantes, o mais fulcral será promover uma cultura colaborativa. Caso contrário, todo o esforço de optar por uma contabilidade colaborativa pode ser posto em causa. Por isso, crie uma cultura na empresa que promova a comunicação e a cooperação entre todos os envolvidos, fazendo desta plataforma a base para a partilha de informação, documentos e ideias. Ao mesmo tempo, está a incentivar a adoção de novas tecnologias.

Se precisa de ajuda para adotar a contabilidade colaborativa na sua empresa, fale com a equipa da VALORA!