Como fazer o processamento de salários?

A gestão de recursos humanos de uma empresa engloba a realização de um conjunto vasto de tarefas. Entre elas, o processamento de salários. Ainda que possa parecer uma tarefa básica, é decisiva para a imagem de qualquer organização. Além disso, importa frisar que o processamento de salários não incide apenas na transferência de pagamentos aos trabalhadores.

Na verdade, a eficiência do processamento de salários pode afetar, por exemplo, o nível de satisfação dos trabalhadores ou a capacidade de atrair e reter talento. Ademais, este processo também impacta a organização financeira das empresas, nomeadamente na manutenção do equilíbrio das contas e no cumprimento das obrigações legais.

Atualmente, revela-se cada vez mais simples manter as melhores práticas nesta área. Isto porque as empresas têm à sua disposição diversas ferramentas digitais que facilitam a gestão dos salários e prazos, evitando assim equívocos aquando do processamento das contas ao final do mês.

Etapas do processamento de salários 

O processamento de salários deve, primeiramente, adaptar-se às especificidades de cada organização. Ou seja, depende da dimensão e do setor em que esta se encontra inserida. Por exemplo, há certos setores em que o salário-base decorre das negociações com sindicatos e outras entidades. Similarmente, a legislação laboral aplicável pode diferir da geral.

Ainda assim, as etapas desse processo são praticamente transversais a todas as áreas de atividade e devem, por norma, seguir duas fases basilares:

Recolha de dados, cálculo dos salários e encargos

Em primeiro lugar, os responsáveis de recursos humanos, ou as pessoas incumbidas da tarefa de processamento dos salários, devem organizar a informação sobre os dados contratuais do trabalhador. Depois, importa recolher outras informações, como:

• Horas trabalhadas;
• Faltas;
• Baixas médicas;
• Férias;
• Horas extraordinárias;
• Dias úteis do mês;
• Mês de processamento.

Articulando estas variáveis, procede-se então ao cálculo do salário. Para isso, deve considerar-se o vencimento-base, o subsídio de alimentação e os subsídios de férias (se aplicáveis no mês em questão), bem como cheques-ensino ou cheques-estudante, entre outras comissões, prestações (por exemplo, despesas de deslocação ou trabalho suplementar) e ajudas de custo.

Nesta fase de cálculo dos salários, também deve incluir-se o pagamento de impostos e contribuições, nomeadamente os descontos para a Segurança Social e para o IRS, os planos de pensão, os seguros de saúde, entre outras deduções e outros benefícios. De igual modo, deve proceder-se ao processamento dos encargos sobre as remunerações por parte da empresa, atentando no facto de dependerem da taxa contributiva em vigor.

Emissão dos recibos e pagamento aos trabalhadores

A segunda fase do processamento dos salários é referente à emissão dos recibos de vencimento e ao respetivo envio aos trabalhadores. Engloba, também, a transferência do salário, seguindo a norma de pagamento acordada (transferência bancária ou outros meios).

Importa salientar, ainda, que cabe à empresa a responsabilidade de preencher, mensalmente, a Declaração Mensal de Remunerações (DMR). Este documento, a entregar à Autoridade Tributária e à Segurança Social, contém os dados relativos às remunerações pagas aos trabalhadores.

A importância do processamento de salários

O processamento de salários representa, sem dúvida, uma tarefa básica, mas vital. Como refere a revista Forbes, “se for bem feito passa praticamente despercebido, mas se for feito incorretamente pode impossibilitar a continuação do negócio”.

Do processamento dos salários dependem, pois, múltiplos fatores relevantes para o sucesso organizacional. Desde logo, impacta diretamente a retenção de talento e o desempenho dos profissionais. Uma empresa que não proceda ao pagamento de vencimentos dentro do prazo, ou que cometa erros neste procedimento, corre o risco de desmotivar a sua força laboral e, em última instância, de precipitar a sua saída. 

Por outro lado, a Forbes menciona as obrigações legais a cumprir escrupulosamente neste âmbito. Por exemplo, se a empresa cometer erros no cálculo dos salários, corre o risco de pagar multas. Assim sendo, a má gestão do processamento dos salários pode ter consequências nefastas na reputação da empresa, mas também no seu equilíbrio financeiro.

Qual é a diferença entre o processamento de salários manual e com software?

Com a evolução tecnológica, as empresas que realizam o processamento de salários manualmente são cada vez mais raras. Aliás, as vantagens de utilizar um software especializado superam, em larga medida, aquele que é apontado como o maior benefício do processamento de salários manual: a redução de custos.

Na verdade, o processamento manual apresenta algumas desvantagens, a saber:

• A grande quantidade de informação a consultar e processar cada vez que é necessário proceder ao pagamento dos salários;
• A probabilidade de ocorrerem erros neste processo, penalizando fortemente a confiança do trabalhador na empresa, sobretudo se esses lapsos forem frequentes;
• O processo revela-se muito mais moroso. Esse tempo desperdiçado poderia, portanto, alocar-se a tarefas mais proveitosas para a empresa.
• A utilização de um software de gestão de salários viabiliza, então, uma redução do tempo e do esforço necessários para garantir o rigor desta tarefa. Ainda que possa implicar um custo adicional, a automatização deste processo minimiza o risco de erros.

Mas as vantagens não se ficam por aqui. A utilização de um software de processamento de salários permite, também:

• Assegurar uma maior precisão dos cálculos dos salários, subsídios, impostos e contribuições;
• Garantir o cumprimento da legislação laboral com a automatização de pagamentos fiscais;
• Aceder mais facilmente aos múltiplos dados dos trabalhadores;
• Aumentar a eficiência do processamento de salários e da equipa de recursos humanos;
• Reduzir os gastos associados ao trabalho manual;
• Processar automaticamente os recibos de vencimento e os pagamentos;
• Facilitar a elaboração de relatórios sobre o trabalhador ou sobre os custos com salários/impostos.

Quais são as vantagens do outsourcing?

Uma terceira alternativa ao processamento de salários manual e à utilização de um software é, então, o outsourcing desta tarefa. De acordo com um estudo da Deloitte, 73% das organizações recorre à terceirização de alguma componente deste processo.

A grande vantagem desta opção prende-se com o facto de a empresa não ter de alocar recursos internos para essa tarefa ou de contratar profissionais especializados para esse serviço. À empresa cabe, somente, a obrigação de notificar a prestadora do serviço de processamento salarial sobre as alterações registadas na força laboral ou outras questões do foro financeiro.

Na VALORA, damos valor às necessidades do seu negócio. Conte connosco para gerir o processamento de salários com o maior rigor e com a maior eficiência!