O que é a contabilidade online? A solução para as empresas organizarem as suas finanças

É inegável que a evolução tecnológica obrigará todas as empresas a mudarem a forma como fazem a sua contabilidade. Longe vão os tempos do papel, da caneta e da calculadora: chegou a era da contabilidade online. Se ainda não transformou a sua organização financeira, então o ideal é avançar já.

Aliás, uma sondagem recente da Thomson Reuters mostra que ignorar a tecnologia não é uma opção. Dos quase 800 profissionais da indústria financeira consultados, 73% considera que a tecnologia pode ser utilizada para impostos, contabilidade e auditorias.

Com tecnologias como o ChatGPT e a Inteligência Artificial generativa a invadirem o mundo financeiro, como pode o seu negócio acompanhar esta evolução? Pois bem, o primeiro passo pode ser optar pela contabilidade online. Afinal, a gestão tradicional apresenta mais desafios, sobretudo para as pequenas empresas, que precisam de alavancar o seu negócio com o mínimo de recursos. A contabilidade online surge assim como uma solução inovadora.  

O que é a contabilidade online? 

Ao contrário da contabilidade tradicional, a contabilidade online dá primazia ao suporte digital em detrimento do suporte em papel. Todo o processo é feito tendo por base uma ligação à internet e um software de contabilidade online, ao qual se pode aceder através de qualquer dispositivo conectado.

Com este software, os dados ficam armazenados de forma organizada na cloud, estando por isso sempre acessíveis. Além disso, permite a criação de relatórios – que pode descarregar – e a automatização e simplificação de tarefas como faturação e processamento de salários.

Apesar de parecer semelhante à contabilidade digital, a contabilidade online baseia-se sobretudo na desmaterialização dos processos. Já a contabilidade digital envolve a alteração de processos e formas de trabalhar, espelhando uma transformação digital do negócio.

Quais os benefícios da contabilidade online? 

Entre os benefícios da contabilidade online, o principal é, sem dúvida, a facilidade de utilização. A maior parte dos softwares de contabilidade online são user friendly e não exigem grande experiência em matéria contabilística. Mas esta é apenas uma de várias vantagens.

• Poupança de tempo e custos 
  

A utilização de softwares de contabilidade online permite uma maior rapidez no upload de dados, na faturação e no processamento de salários. Torna, portanto, todo o processo mais ágil e eficiente, possibilitando a poupança de custos. Viabiliza, igualmente, o aumento da produtividade, pois liberta mão de obra para a realização de outras tarefas. 

• Acesso facilitado aos dados e melhor organização 
  

Uma das grandes vantagens da utilização deste tipo de software é, definitivamente, a facilidade de acesso. Esta plataforma centraliza toda a informação e todo o histórico contabilístico, e está acessível remotamente. Adicionalmente, estes dados são organizados de forma automática, sendo possível agendar alertas de certas tarefas e obter relatórios que ajudam a analisar a performance do negócio. 

• Precisão dos dados  
  

O método tradicional, em que os processos são feitos manualmente, abre a porta ao erro humano. Contudo, isto pode evitar-se com a contabilidade online, pois faz os cálculos de forma automática e evita erros, por vezes dispendiosos. Este método permite um maior cuidado no processamento de informação.  

• Segurança 
  

Os dados são armazenados na cloud, com medidas de segurança para protegê-los contra acessos não autorizados.  

Na verdade, a utilização de tecnologia é cada vez mais importante para os contabilistas, sobretudo para evitar erros. Dados da Gartner mostram que as empresas com elevada aceitação de novas tecnologias veem uma queda de cerca de 75% dos seus erros contabilísticos.

Dicas para manter a contabilidade online organizada

De modo que consiga tirar o máximo proveito da contabilidade online, deve seguir algumas dicas para evitar erros.

1. Monitorizar os registos

Ainda que o software de contabilidade online facilite a organização da informação, é fundamental confirmar se os dados estão corretos. Isto é particularmente relevante em matéria de obrigações fiscais. A automatização da contabilidade não é sinónimo de falta de atenção. Assim, não deixe de consultar um Técnico Oficial de Contas (TOC) para garantir todas as conformidades.

2. Manter o software atualizado

Tal como toda a tecnologia, é preciso atualizar os softwares com alguma frequência. Não só é essencial para assegurar o cumprimento de novos requisitos legais, como também para garantir a segurança dos dados. Problemas no software podem deixar os dados dos seus clientes e trabalhadores expostos a potenciais ataques cibernéticos.

3. Fazer backups regulares dos dados

Se no método tradicional o arquivo era físico, no online é importante ter um arquivo digital. Os imprevistos acontecem e, por algum motivo, pode perder o acesso aos dados na plataforma online. No entanto, se fizer o backup dos dados noutro local, está a garantir que não perde informação essencial.

Mesmo seguindo estas dicas, que ajudam a simplificar a contabilidade online, não subestime o desafio que é fazer a gestão financeira do seu negócio. Os softwares de contabilidade online são user friendly, mas não descartam a necessidade de recorrer à opinião de um profissional, por exemplo, de um contabilista certificado, ou Técnico Oficial de Contas.

Não cometa erros evitáveis, fale com a VALORA. A nossa equipa de profissionais qualificados ajuda-o a superar quaisquer desafios na gestão financeira do seu negócio.