Quais são os documentos necessários para abrir uma empresa, em Portugal?

A chave para o sucesso de qualquer projeto é a organização, especialmente no início de um negócio. Assim, para começar uma jornada empresarial bem-sucedida, torna-se fundamental estar devidamente informado sobre os documentos necessários para abrir uma empresa. 

Aliás, manter-se preparado, com a documentação adequada, agiliza todo o processo de abertura de uma empresa. Além disso, cria uma base sólida para o cumprimento das obrigações legais e promove o crescimento sustentável do negócio. 

À primeira vista, o processo de constituição de uma empresa pode parecer complexo, mas seguir esta lista dos documentos necessários para abrir uma empresa tornará tudo bastante mais fácil.

Documentos pessoais essenciais para abrir uma empresa 

Independentemente do tipo de empresa escolhido, existem documentos pessoais fundamentais, que todo o empreendedor deve ter sempre à mão. Estes documentos constituem, assim, a base para a identificação dos proprietários e o cumprimento das obrigações legais e fiscais.

Entre os documentos necessários para abrir uma empresa, surgem, então:

• Documento de Identificação 
  • Para cidadãos portugueses: Cartão de Cidadão (CC) válido;
  • Para estrangeiros: Passaporte válido ou, se aplicável, Cartão de Residência (CR).
• Número de Identificação Fiscal (NIF) 
  • Obrigatório para todos os envolvidos na abertura da empresa;
  • Cidadãos portugueses: NIF consta no Cartão de Cidadão;
  • Estrangeiros: devem obter o NIF na Autoridade Tributária.
• Comprovativo de Morada 
  • Documento recente (com menos de 3 meses) que comprove a residência, como, por exemplo, uma fatura de serviços públicos, um contrato de arrendamento ou um comprovativo de residência.
• Procuração (se aplicável) 
  • Necessária se o processo for realizado por um representante legal;
  • Deve ser devidamente reconhecida e autenticada.

Principais documentos necessários para abrir uma empresa 

Agora que já reuniu a informação pessoal básica do empreendedor, torna-se, certamente, vital recolher os documentos necessários para abrir uma empresa relativos à organização em si.

Revela-se, aliás, crucial saber como organizar os documentos da empresa e quando os apresentar, dentro dos prazos legais. Assim, evitará penalizações e atrasos no processo de constituição da empresa.

Documentos para abrir negócio 

Entre os principais documentos necessários para abrir uma empresa, destacam-se, então:

• Certificado de admissibilidade da empresa  
• Comprova que o nome da empresa está disponível e cumpre os requisitos legais; 
• Tem validade de 3 meses; 
• Pode pedi-lo no Instituto dos Registos e do Notariado (IRN) 
• Pacto Social ou Estatutos da Sociedade 
• Estabelece as regras de funcionamento da empresa, incluindo a sua estrutura, a sua governação e os seus objetivos.

Documentos para iniciar atividade 

De seguida, o passo a dar é iniciar a atividade, mas para isso precisa à partida da declaração inicial do Registo Central de Beneficiário Efetivo (RCBE). Ora, tome nota dos documentos necessários nesta fase:  

• Declaração inicial do RCBE 
• Documento que identifica todas as pessoas que diretamente, indiretamente, ou através de terceiros, detêm propriedade ou controlo da empresa; 
• Tem um prazo de 30 dias para o obter após fazer o registo comercial, que confere personalidade jurídica à empresa. 

Um ponto a ter em atenção é que esta declaração inicial é somente entregue no início da atividade da empresa. Posteriormente, existem duas situações em que terá de ser entregue online ou presencialmente no IRN:  

1. Sempre que os dados forem alterados, por exemplo, se os administradores mudarem, terá 30 dias para comunicar a atualização após essa se verificar.
2. Anualmente até 31 de dezembro, para confirmar a informação.

• Certificado de Identificação Bancária  
  • Na hora de abertura da conta bancária empresarial, é atribuído à empresa um número de identificação bancária (IBAN). 
  • Os documentos essenciais para abrir conta e obter o IBAN incluem o RCBE, os documentos de identificação pessoal dos sócios e a certidão de registo comercial. 
• Declaração de início de atividade 
  • Informa sobre o início das atividades da empresa; 
  • Deve entregá-la antes do início da atividade e até 15 dias após a data de inscrição no IRN.

Outros passos essenciais para abrir uma empresa 

Além dos documentos necessários para abrir e iniciar a atividade de uma empresa, também necessita do: 

• Comprovativo de depósito do capital social 
• O depósito deve ser feito dentro de 5 dias úteis após a constituição da empresa ou até ao final do primeiro ano fiscal.
• Registo na via CTT 
• É uma caixa postal eletrónica gratuita e de adesão obrigatória, que permite, por exemplo, às empresas receberem notificações da Autoridade Tributária em formato digital.

Além disso, é importante realizar a inscrição na Segurança Social, para comunicar se a administração é ou não remunerada, mas também se pretende contratar trabalhadores, 

Adicionalmente, dependendo do setor de atividade da empresa, deverá considerar os documentos de licenciamento, como o alvará que autoriza o exercício de determinadas atividades (a solicitar, por exemplo, na construção civil).

Como escolher o tipo de empresa a criar e que influência terá na documentação essencial? 

Por fim, revela-se fulcral também certificar-se de que apresenta os documentos necessários para abrir uma empresa com a forma jurídica escolhida. Se criar uma empresa sozinho, esta será titulada por um único indivíduo ou pessoa singular (empresário em nome individual). Já se abrir a empresa com mais sócios, constituirá uma sociedade em nome coletivo.

O regime jurídico a escolher varia consoante fatores como, por exemplo:

• Número de pessoas envolvidas no negócio;
• Capital disponível para investimento;
• Nível de responsabilidade desejado;
• Complexidade da gestão;
• Perspetivas de crescimento e necessidades de financiamento futuras. 

Portanto, ao decidir a forma legal de empresa a abrir, tenha em conta as características e implicações da sua escolha, pois os documentos necessários para abrir uma empresa unipessoal diferem dos indicados para uma sociedade anónima. Assim, dependendo do tipo de empresa que criar, poderá precisar de documentos extra.  

Neste processo, é aconselhável contar com o apoio de um contabilista certificado ou de um advogado, para garantir a celeridade e adequação de todos os procedimentos. Na VALORA, prestamos-lhe apoio, para que consiga reunir todos os documentos necessários para abrir uma empresa. Conte com a nossa ajuda!