Como implementar a contabilidade colaborativa, em 5 etapas

Mudar é, sem dúvida, uma tarefa complexa. Mesmo quando estamos cientes das vantagens, enfrentar qualquer processo de mudança demora tempo, exige abertura mental e implica questionar hábitos e rotinas. Por exemplo, abandonar a contabilidade tradicional e implementar a contabilidade colaborativa na sua empresa pode revelar-se uma transformação desafiante.

Todavia, esta alteração tem tanto de desafiadora como de inevitável. Afinal, os avanços tecnológicos decorrem a uma velocidade crescente, o que exige às empresas uma rápida e constante capacidade de adaptação. Se tem dúvidas acerca das vantagens da implementação de contabilidade colaborativa, conseguirá esclarecê-las, neste artigo que preparámos para si.

Quais são os benefícios da contabilidade colaborativa?

A contabilidade colaborativa consiste num modelo de contabilidade moderno, focado no aumento da facilidade de comunicação entre a empresa, os clientes e outros intervenientes. Este modelo baseia-se, assim, na utilização de ferramentas digitais (como novos softwares e arquivos na cloud) e apresenta três principais características:

Automatização dos processos

Acesso a informação integrado

Interação em tempo real

Entre os múltiplos benefícios de implementar a contabilidade colaborativa, destacamos, então, o aumento da eficiência operacional. Tal permite minimizar atrasos e erros comuns na contabilidade tradicional, contribuindo para a redução dos custos.

Além disso, sobressaem outras vantagens da aposta na contabilidade colaborativa, nomeadamente:

• Acesso remoto — os dados encontram-se sempre disponíveis na cloud, acessíveis em qualquer lugar, o que é fulcral num mundo do trabalho cada vez mais remoto e flexível;
• Conformidade legal — a maioria dos sistemas e das ferramentas de contabilidade colaborativa atualizam-se automaticamente, de acordo com as novas regras fiscais e contabilísticas;
• Análises avançadas — o software de contabilidade colaborativa fornece ferramentas de análise detalhada do desempenho financeiro da empresa;
• Preparação para o futuro — as novas tecnologias continuarão a evoluir, portanto, implementar a contabilidade colaborativa posicionará melhor as empresas para integrarem inovações futuras (como inteligência artificial e blockchain).

 

5 etapas para implementar a contabilidade colaborativa

Ao implementar a contabilidade colaborativa na sua empresa, deverá preparar-se para enfrentar alguns desafios, como, por exemplo:

• Resistência à mudança;
• Questões sobre segurança;
• Custos com a implementação.

No entanto, estes desafios tornam-se fáceis de ultrapassar, sobretudo quando comparados com as vantagens da contabilidade colaborativa, nomeadamente a sua eficiência e adequação ao ambiente de negócios atual.

Para contornar qualquer obstáculo e garantir um processo de mudança bem-sucedido, ao implementar a contabilidade colaborativa, siga as seguintes etapas:

Etapa 1: Avaliar as suas necessidades e os seus objetivos

Em primeiro lugar, deve reunir a sua equipa e recolher todos os dados necessários para analisar os processos atuais. Desse modo, conseguirá identificar facilmente as áreas a otimizar.

Esta fase é importante também para definir prioridades e perceber se a empresa tem a capacidade para fazer a transição sozinha ou se precisa da ajuda de consultores externos.

Etapa 2: Selecionar o software de contabilidade ideal para si

Quando decidir implementar a contabilidade colaborativa, encontrará imensas opções de softwares e plataformas de apoio. Consoante as necessidades identificadas na primeira etapa, defina critérios de seleção e garanta a escolha das ferramentas mais adequadas para a sua empresa. 

Poderá, por exemplo, recorrer a um software que crie relatórios automaticamente ou que o notifique sobre dados em falta.

Etapa 3: Treinar a sua equipa para implementar a contabilidade colaborativa

A maioria dos softwares e das plataformas de contabilidade digitais são fáceis de utilizar. Ainda assim, convém formar adequadamente os seus profissionais sobre como utilizar esses programas. Aliás, saber como funcionar com estas ferramentas é uma maneira de garantir a segurança e conformidade dos dados. Afinal, ainda que o erro humano seja bastante improvável, não é nulo.

Etapa 4: Implementar a contabilidade colaborativa, gradualmente

Como em qualquer outro projeto, o essencial para implementar a contabilidade colaborativa com sucesso está em planear e preparar o processo, cuidadosamente. Portanto, defina passos detalhados para implementar a contabilidade colaborativa aos poucos, envolvendo sempre todos os elementos da organização.

Além disso, defina metas SMART no processo de implementar a contabilidade colaborativa, isto é:

• Specific (específicas);
• Measurable (mensuráveis);
• Achievable (alcançáveis);
• Relevant (relevantes);
• Time-based (situadas no tempo).

Etapa 5: Monitorizar e otimizar os resultados

Por fim, na última etapa para implementar a contabilidade colaborativa, responderá aos três possíveis desafios deste processo, analisando os dados recolhidos ao longo da transição.

Através da monitorização e da análise de resultados, conseguirá determinar:

• Facilidade ou dificuldade de adaptação das equipas;
• Eventuais melhorias na segurança dos dados;
• Possíveis poupanças de custos com a digitalização.

Há sempre ajustes a fazer, por isso, preste muita atenção ao feedback da sua equipa e, a partir dele, delineie novas estratégias de melhoria.

Em suma, implementar a contabilidade colaborativa consiste num processo essencial, mas gradual, que envolverá a adoção de novas tecnologias, a integração de sistemas e a colaboração entre todos os profissionais da empresa.

Ao seguir estes cinco passos e com o apoio da VALORA, a sua empresa alcançará maior eficiência, reduzirá custos e tomará decisões mais estratégicas.