O Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) aplica-se a todas as empresas que recolhem ou tratam dados pessoais, incluindo pequenas e médias empresas (PME). Cumprir as regras do regulamento europeu é essencial para proteger a reputação da sua PME, evitar coimas e reforçar a confiança dos clientes.
Índice
- O que é o RGPD e quem está abrangido?
- Qual a aplicação prática do RGPD nas PME?
- Quem fiscaliza o cumprimento do RGPD em Portugal?
- Como adaptar o RGPD à realidade das pequenas empresas?
- Obrigações legais essenciais para as PME
- Informação obrigatória a titulares de dados
- Medidas mínimas de segurança digital
- Quando nomear um Encarregado de Proteção de Dados?
- Resumo das coimas e riscos para PME
- Perguntas frequentes sobre RGPD nas PME
Vivemos numa era em que os dados são um dos ativos mais valiosos de qualquer empresa. Por essa razão, a proteção de dados deixou de ser uma preocupação exclusiva das grandes empresas.
Atualmente, todas as organizações, incluindo pequenas e médias empresas (PME) estão abrangidas pelo Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD), em vigor desde 2018. Este regulamento aplica-se a quem recolhe, armazena ou utiliza dados de pessoas e clientes. Em Portugal, é a Lei n.º 58/2019 que regula o tratamento de dados segundo o RGPD.
Para muitas pequenas e médias empresas, o RGPD pode parecer um desafio técnico e burocrático. No entanto, a conformidade com a lei da proteção de dados pessoais é essencial para construir a confiança com os clientes, evitar sanções e proteger a reputação do negócio. Neste artigo, vamos descomplicar a legislação e indicar o que as PME precisam mesmo de cumprir.
O que é o RGPD e como se aplica às PME?
Desde a sua entrada em vigor, o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados é o principal enquadramento europeu em matéria de proteção de dados pessoais. O seu objetivo é garantir que os dados dos cidadãos da União Europeia sejam tratados de forma lícita, transparente e segura por qualquer entidade.
Além disso, o RGPD uniformiza a forma como essa proteção é assegurada, além de dar aos cidadãos o controlo da utilização da sua informação, como está patente no Jornal Oficial da União Europeia, de 4 de maio de 2016.
Quem fiscaliza o cumprimento do RGPD em Portugal?
A Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD) é a autoridade responsável por fiscalizar a aplicação do RGPD em Portugal. Entre outras funções, a CNPD pode realizar auditorias, emitir recomendações e aplicar coimas em caso de incumprimento.
De acordo com o Artigo 83.º do RGPD e da Lei n.º 58/2019:
- Para PME, as contraordenações muito graves podem originar coimas entre 2 mil e 2 milhões de euros, ou até 4% do volume de negócios anual.
- Já as contraordenações graves podem implicar coimas de até 10 milhões de euros ou 2% do volume de negócios anual.
Além das coimas, o incumprimento pode originar danos reputacionais, perda de confiança de clientes e parceiros, e custos adicionais com correções, apoio jurídico e auditorias.
Como é que o RGPD se aplica às PME?
A aplicação do RGPD não depende da dimensão da empresa, mas sim da sua atividade. Mesmo uma pequena empresa com três colaboradores, um website com formulário e uma base de dados clientes está a recolher dados. Por conseguinte, deve cumprir este regulamento geral de proteção de dados pessoais.
Entre as atividades mais comuns das PME que exigem conformidades com o regulamento estão:
- Processamento de salários e dados dos trabalhadores;
- Gestão de contactos de clientes e fornecedores;
- Envio de newsletters e campanhas de marketing;
- Utilização de sistemas de videovigilância nas instalações;
- Registo de dados em plataformas de e-commerce.
O que determina o nível de exigência legal no RGPD?
O RGPD adota um princípio de proporcionalidade, isto é: quanto mais sensível ou complexo o tratamento, mais exigentes são as obrigações legais no que toca à proteção de dados.
Por isso, embora todas as empresas estejam abrangidas, as PME que, habitualmente, tratam menores volumes de dados e de forma mais simples e limitada podem estar dispensadas de certas obrigações técnicas. Nomeadamente:
- Registo das Atividades de Tratamento: a sua elaboração é obrigatória para empresas com mais de 250 trabalhadores ou quando o tratamento não for ocasional ou envolva informação sensível.
- Avaliação de Impacto sobre a Proteção de Dados (AIPD): só é necessária em casos específicos de risco elevado para os direitos e liberdades dos titulares dos dados.
Por exemplo, se a empresa apenas processar salários e listas de clientes, não precisa de fazer uma AIPD.
Regras obrigatórias de proteção de dados nas PME
Cumprir o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados não significa implementar uma estrutura complexa. Para muitas PME, bastam medidas proporcionais à natureza e escala do tratamento de dados. Ainda assim, estas empresas devem assegurar padrões mínimos de cumprimento que qualquer organização deve respeitar.
Informação obrigatória aos titulares
Sempre que existe recolha de dados pessoais, a empresa tem o dever de informar o tipo de dados que está a recolher e a finalidade para que serão usados. A política de privacidade deve ainda incluir informação sobre:
- Qual a base legal para esse tratamento;
- Durante quanto tempo serão guardados;
- Quem é o responsável pelo tratamento e como exercer os direitos.
Adicionalmente, a empresa deve manter registo de quando e como o consentimento para a recolha dos dados foi obtido.
Medidas de segurança a adotar
Além disso, é obrigatório implementar medidas destinadas à proteção de dados, por exemplo, contra acessos não autorizados. Estas medidas podem incluir:
- Sistemas de autenticação;
- Controlos de acesso e perfis de utilizadores;
- Encriptação e backups regulares;
- Procedimentos para responder a incidentes de segurança.
Contudo, o grau de exigência varia conforme o volume e a sensibilidade dos dados.
Quando é obrigatória a nomeação de um Encarregado de Proteção de Dados (EPD)?
O Encarregado de Proteção de Dados (EPD) na sigla em inglês, é o responsável por supervisionar o modo como os dados pessoais são tratados por um entidade. No entanto, apenas se torna obrigatória a nomeação do EPD:
- O tratamento de dados for realizado por uma autoridade pública;
- A atividade principal da empresa envolve a monitorização regular e sistemática dos titulares em larga escala;
- São tratados dados sensíveis (por exemplo, de saúde) em grande escala.
Ou seja, apesar de recomendável, a nomeação do EPD não é obrigatória para a maioria das PME.
Portanto, a conformidade com o RGPD não tem de ser um peso burocrático. Ao adotar boas práticas de proteção de dados, a sua empresa reforça a confiança junto de clientes, evita riscos legais e demonstra um compromisso sério com a responsabilidade e a transparência.
Na VALORA To Win, apoiamos a sua empresa a interpretar a lei, rever procedimentos internos e garantir a conformidade com o RGPD.
Fale connosco e proteja o seu negócio com segurança e confiança.
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